Datenschutzhinweise zur Pflegekraft-App

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Verarbeitung ist der Pflegedienst, der Sie eingeladen hat. 997 Ventures UG (haftungsbeschränkt) betreibt Farola als Auftragsverarbeiter im Auftrag dieses Pflegedienstes (Art. 28 DSGVO).

Die Daten gehören Ihrem Pflegedienst. Er entscheidet über Zweck und Dauer der Verarbeitung; wir nutzen die Daten nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.

Rechtsgrundlagen

• Die Verarbeitung Ihrer Daten als Beschäftigte:r stützt Ihr Pflegedienst auf das Beschäftigungsverhältnis (§ 26 BDSG) sowie auf die Erfüllung des Vertrags und rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
• Gesundheitsdaten von Klient:innen, die Sie am Einsatzort erfassen, verarbeitet Ihr Pflegedienst als besondere Kategorie (Art. 9 DSGVO) auf der von ihm sichergestellten Grundlage.
• Standortdaten während der Tour sind Beschäftigtendatenschutz und mitbestimmungspflichtig (§ 87 BetrVG); Grundlage und Grenzen legt Ihr Pflegedienst fest.

Welche Daten die App verarbeitet

Anmeldung

Ihre Telefonnummer (Abgleich mit der beim Pflegedienst hinterlegten Nummer), eine Gerätekennung der Installation, Sitzungs-Token (im Schlüsselbund des Geräts; auf dem Server nur als Hash).

Tour

Ihre Einsätze des Tages mit Adressen, Zugangshinweisen, Aufgaben und Kontakt-Telefonnummern der Klient:innen (nur Ihre eigene Tour).

Standort

Nur während einer laufenden Tour und solange die App geöffnet ist, sichtbar angezeigt; Positionen außerhalb einer Tour werden verworfen.

Status und Aufgaben

„Angekommen“, „Abgeschlossen“, abgehakte Aufgaben. Zeitstempel setzt der Server.

Gesprächsaufnahmen

Nur nach dokumentierter Einwilligung der Klient:in; die Aufnahme bleibt bis zum Hochladen auf dem Gerät, wird danach vom Gerät gelöscht und auf dem Server nach Fristablauf.

Fotos und Dokumente

Nur mit dokumentierter Foto-Einwilligung der Klient:in: aufgenommene oder ausgewählte Fotos und Dokumente für den Assistenten (dort nicht gespeichert) oder für die Akte.

Fragen an den Assistenten

Ihre Frage und der Kontext Ihrer Tour gehen an Vertex AI in der EU-Region; der Verlauf wird nicht gespeichert.

Mikrofon und Gesprächsaufnahmen

Für Gesprächsaufnahmen fragt die App einmalig die Mikrofon-Berechtigung ab. Aufgenommen wird nur, wenn für die Klient:in eine dokumentierte Einwilligung vorliegt; sonst gibt es keinen Aufnahmeknopf, und der Server weist eine Aufnahme ohne Einwilligung ab.

Eine laufende Aufnahme läuft weiter, wenn Sie über „Navigation starten“ Google Maps öffnen oder das Gerät sperren. iOS zeigt dabei die rote Aufnahme-Anzeige. Die App spielt nichts ab; sie nimmt nur das Gespräch am Einsatzort auf, damit Sie zwischendurch zur Adresse navigieren können. Die Aufnahme bleibt bis zum Hochladen auf dem Gerät gespeichert und wird danach dort gelöscht. Das Audio wird in der EU transkribiert und nach Ablauf der vereinbarten Frist automatisch gelöscht; ein Widerruf löscht Aufnahme und Transkript.

Fotos und Dokumente

Im Verfasser können Sie ein Foto aufnehmen oder ein vorhandenes Foto auswählen und es einer Frage an den Assistenten mitgeben oder in die Akte der Klient:in legen; ebenso ein Dokument (z. B. einen Arztbrief). Das ist nur mit der dokumentierten Foto-Einwilligung der Klient:in möglich.

Für „Foto aufnehmen“ fragt die App die Kamera-Berechtigung ab. Wählen Sie ein vorhandenes Foto, erhält die App nur das gewählte Bild und keinen Zugriff auf Ihre Mediathek. Fotos und Dokumente, die Sie dem Assistenten mitgeben, verarbeitet Vertex AI in der EU nur für diese eine Anfrage und speichert sie nicht; was Sie in die Akte legen, wird als Pflegedokumentation gespeichert und ist nur für den Pflegedienst sichtbar.

Standort während der Tour

Die Ortung läuft ausschließlich, während die App geöffnet ist und eine Tour aktiv ist. Sie startet mit der Tour und endet mit dem letzten Einsatz. Im Hintergrund oder ohne aktive Tour ortet die App nicht. Ein sichtbarer Hinweis zeigt, dass die Ortung läuft.

Ohne Netz werden Positionen kurz auf dem Gerät gepuffert und später übertragen; ungenaue Positionen werden verworfen. Es gibt keine Auswertung über Personen, keine Ranglisten und keine Pausen- oder Geschwindigkeitsprofile.

Navigation über Google Maps

Tippen Sie auf „Navigation starten“, öffnet die App Google Maps auf Ihrem Gerät (als App oder über einen Weblink). Übergeben wird nur das Ziel des Einsatzes (Koordinate oder Adresse), nie ein Name, keine Kennung und nichts aus der Akte. Google ist für die Nutzung von Google Maps eigener Verantwortlicher; es gelten dann die Datenschutzbestimmungen von Google.

Der Assistent und KI

Der Assistent und die Auswertung von Gesprächen laufen über Vertex AI in der EU-Region. Klarnamen dürfen dabei vorkommen; die Verarbeitung ausschließlich auf EU-Infrastruktur trägt die Absicherung. Es findet kein Training und keine Weiterverwendung Ihrer Daten beim Anbieter statt. Der Verlauf Ihrer Anfragen wird nicht gespeichert.

KI-Funktionen und die Routenberechnung können fehlen, bis Ihre Administration die zugehörigen Vertragsunterlagen (Auftragsverarbeitungsvertrag samt Anlagen) im Produkt bestätigt hat. Ohne diese Bestätigung bleiben die betroffenen Funktionen gesperrt; die übrige Nutzung der App ist weiterhin möglich.

Dienste, die die App nutzt

Server, Datenbank und die KI-Funktionen liegen in der EU. Für den Betrieb setzen wir dieselben Anbieter ein, die für Farola insgesamt gelten; die vollständige Liste mit Zweck, Datenarten, Standort und Übermittlungsgrundlage finden Sie unter Unterauftragsverarbeiter.

• Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher (EU).
• KI: Transkription, Auswertung und Assistent über Vertex AI (EU-Region).
• Navigation über Google Maps auf Ihrem Gerät, das Sie selbst öffnen (siehe oben).

Was die App nicht tut

• Keine Ortung außerhalb der Tour und nicht im Hintergrund.
• Keine Analyse- oder Werbe-SDKs.
• Keine Auswertung Ihrer Leistung oder Ihres Verhaltens.

Private Geräte und freiwillige Nutzung

Wenn Sie die App auf einem privaten Gerät nutzen, greift sie nicht ungefragt auf Ihre Inhalte zu: Sie liest weder Ihre Mediathek noch Ihre Kontakte; ein Foto oder Dokument gibt die App nur weiter, wenn Sie es selbst aufnehmen oder auswählen (siehe „Fotos und Dokumente“). Auf dem Gerät liegen nur die Anmeldedaten der Sitzung sowie noch nicht hochgeladene Aufnahmen; die Tour-Inhalte werden bei jedem Aufruf geladen und nicht dauerhaft gespeichert. Bei Verlust des Geräts oder beim Ausscheiden beendet Ihr Pflegedienst den Zugang.

Ob und wie Sie die App nutzen, richtet sich nach den Vorgaben Ihres Pflegedienstes. Freiwillige Zusatzfunktionen müssen Sie nicht nutzen; aus ihrer Nichtnutzung entsteht Ihnen kein Nachteil, soweit Ihr Pflegedienst nichts anderes vorgibt.

Speicherort und Fristen

Server und Datenbank in der EU. Für die Daten Ihrer Tour ist Ihr Pflegedienst verantwortlich; wie lange sie aufbewahrt werden, richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag mit ihm. Gesprächsaufnahmen löschen wir nach Ablauf der vereinbarten Frist automatisch, Positionsdaten nach sieben Tagen.

Konto und Daten löschen

Ihr App-Konto richtet Ihr Pflegedienst ein. So lassen Sie es löschen: Bitten Sie Ihren Pflegedienst darum, oder schreiben Sie uns an support@farolacare.com. Wir beenden dann alle Anmeldungen Ihrer Geräte und löschen Ihre Anmeldedaten (Telefonnummer-Abgleich, Gerätekennung, Sitzungen). Einsatzdaten, die Teil der Pflegedokumentation des Pflegedienstes sind, behandeln wir nach dessen Vorgaben und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Abmeldung in der App (Einstellungen) beendet sofort die Anmeldung auf diesem Gerät.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dafür an Ihren Pflegedienst als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn dabei. Kontakt zu uns: info@farolacare.com.

Ihnen steht außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Es gelten ergänzend unsere Nutzungsbedingungen.